kalendarz google jak organizować spotkania

Kalendarz Google to więcej niż elektroniczny kalendarz, efektywnie wykorzystany może zastapić asystentkę, która roześle zaproszenia na spotkania, uzyska potwierdzenia i w razie potrzeby zmieni termin.

Z kalendarza możemy korzystać zarówno w usłudze Google Apps dla edukacji jak również prywatnie zakładając konto Gmail.

Jak zaplanować spotkanie w kalendarzu Google?

Przechoodzimy do kalendarza, klikamy w polu odpowiadającym dacie i godzinie spotkania

Utwórz spotkanie w kalendarzu Google

 

Klikamy Edytuj wydarzenie »

Przechodzimy do funkcji przypomnienia i wybieramy z rozwijalnej listy SMS, e-mail lub Pop-up

Dodaj przypomnienie

 

Wybieramy, kiedy chcemy otrzymywać powiadomienie.

Możemy zaplanować spotkania, nawet z kilkuletnim wyprzedzeniem. Dzięki temu, że jest to aplikacja w chmurze, wydarzenia i przypomnienia zostaną, nawet jeśli zmienimy komputer.

Organizujesz spotkania dla wielu osób?

Wyobraź sobie, że organizujesz zebranie w którym ma wziąć udział 30 osób, wszyscy ciężko pracują są bardzo zajęci. Termin, który odpowiada jednej osobie nie pasuje pozostałym itd.

Jeśli współpracujecie ze sobą i każdy z nich udostępni Tobie swój kalendarz, to system automatycznie wyszuka w kalendarzach wolne terminy. Osoby, które udostępniają kalenadarze, nie muszą ujawniać wszystkich szczegółów, dla innych będzie widoczna tylko informacja czy w tym czasie jest wolne czy zajęty.

Kalendarz Google sam wyśle zaproszenia, poprosi o potwierdzenie i poinformuje pozostałych.

Dodaj gości

Jeśli skorzystasz z funkcji dodaj gości tzn. wpiszesz adresy e-mail osób, które chcesz zaprosić to kalendarz roześle e-maile z prośbą o potwierdzenie. Do zaproszenia możesz dołączyć np. program spotkania, materiały z którymi powinni się zapoznać uczestnicy.

Możesz również określić, który z uczestników może zapraszać innych lub widzieć kto jeszcze został zaproszony.

lista gości

Jeśli trzeba zmienić termin spotkania.

Wyobraź sobie, że wydarzyło się coś niespodziewanego i trzeba zmienić termin spotkania. Wystarczy, że zmienisz termin w swoim kalendarzu a reszta zostanie załatwiona. Zaproszenia z prośbą o potwierdzenie zostaną wysłane automatycznie (po Twojej akceptacji). Dodam, że osoby zapraszane nie muszą korzystać z usługi google lub gmail.

Kalendarz, który jest dostępny na dowolnym komputerze, tablecie i smartfonie

Na zakończenie warto wspomnieć, że kalendarz można mieć zawsze przy sobie, ponieważ jest dostępnym na każdym urządzeniu niezależnie od systemu operacyjnego.

Zachęcam do testowania, proszę o opinie.

Krzysztof Kwaśniewski

Krzysztof Kwaśniewski

Menadżer projektów IT, e-learning developer at eTechnologie
Pomaga przedsiębiorstwom i instytucjom wykorzystać platformę e-learningową Spoti, doradza i prowadzi szkolenia z zakresu wykorzystania nowych technologii. Porozmawiajmy o możliwościach formach współpracy. Zarezerwuj termin spotkania (w wirtualnym pokoju).
Krzysztof Kwaśniewski
Krzysztof Kwaśniewski