Jak organizować szkolne spotkania wykorzystując kalendarz Google?

kalendarz google jak organizować spotkania

Kalendarz Google to więcej niż elektroniczny kalendarz, efektywnie wykorzystany może zastapić asystentkę, która roześle zaproszenia na spotkania, uzyska potwierdzenia i w razie potrzeby zmieni termin.

Z kalendarza możemy korzystać zarówno w usłudze Google Apps dla edukacji jak również prywatnie zakładając konto Gmail.

Jak zaplanować spotkanie w kalendarzu Google?

Przechoodzimy do kalendarza, klikamy w polu odpowiadającym dacie i godzinie spotkania

Utwórz spotkanie w kalendarzu Google

 

Klikamy Edytuj wydarzenie »

Przechodzimy do funkcji przypomnienia i wybieramy z rozwijalnej listy SMS, e-mail lub Pop-up

Dodaj przypomnienie

 

Wybieramy, kiedy chcemy otrzymywać powiadomienie.

Możemy zaplanować spotkania, nawet z kilkuletnim wyprzedzeniem. Dzięki temu, że jest to aplikacja w chmurze, wydarzenia i przypomnienia zostaną, nawet jeśli zmienimy komputer.

Organizujesz spotkania dla wielu osób?

Wyobraź sobie, że organizujesz zebranie w którym ma wziąć udział 30 osób, wszyscy ciężko pracują są bardzo zajęci. Termin, który odpowiada jednej osobie nie pasuje pozostałym itd.

Jeśli współpracujecie ze sobą i każdy z nich udostępni Tobie swój kalendarz, to system automatycznie wyszuka w kalendarzach wolne terminy. Osoby, które udostępniają kalenadarze, nie muszą ujawniać wszystkich szczegółów, dla innych będzie widoczna tylko informacja czy w tym czasie jest wolne czy zajęty.

Kalendarz Google sam wyśle zaproszenia, poprosi o potwierdzenie i poinformuje pozostałych.

Dodaj gości

Jeśli skorzystasz z funkcji dodaj gości tzn. wpiszesz adresy e-mail osób, które chcesz zaprosić to kalendarz roześle e-maile z prośbą o potwierdzenie. Do zaproszenia możesz dołączyć np. program spotkania, materiały z którymi powinni się zapoznać uczestnicy.

Możesz również określić, który z uczestników może zapraszać innych lub widzieć kto jeszcze został zaproszony.

lista gości

Jeśli trzeba zmienić termin spotkania.

Wyobraź sobie, że wydarzyło się coś niespodziewanego i trzeba zmienić termin spotkania. Wystarczy, że zmienisz termin w swoim kalendarzu a reszta zostanie załatwiona. Zaproszenia z prośbą o potwierdzenie zostaną wysłane automatycznie (po Twojej akceptacji). Dodam, że osoby zapraszane nie muszą korzystać z usługi google lub gmail.

Kalendarz, który jest dostępny na dowolnym komputerze, tablecie i smartfonie

Na zakończenie warto wspomnieć, że kalendarz można mieć zawsze przy sobie, ponieważ jest dostępnym na każdym urządzeniu niezależnie od systemu operacyjnego.

Zachęcam do testowania, proszę o opinie.

Krzysztof Kwaśniewski

Krzysztof Kwaśniewski

Członek zarządu, menadżer projektów at eTechnologie
Pomaga przedsiębiorstwom i instytucjom wykorzystać platformę e-learningową Spoti, doradza i prowadzi szkolenia z zakresu wykorzystania nowych technologii. Porozmawiajmy o możliwościach formach współpracy. Zarezerwuj termin spotkania (w wirtualnym pokoju).
Krzysztof Kwaśniewski
Krzysztof Kwaśniewski