Jak organizować szkolne spotkania wykorzystując kalendarz Google?
Kalendarz Google to więcej niż elektroniczny kalendarz, efektywnie wykorzystany może zastapić asystentkę, która roześle zaproszenia na spotkania, uzyska potwierdzenia i w razie potrzeby zmieni termin.
Z kalendarza możemy korzystać zarówno w usłudze Google Apps dla edukacji jak również prywatnie zakładając konto Gmail.
Jak zaplanować spotkanie w kalendarzu Google?
Przechoodzimy do kalendarza, klikamy w polu odpowiadającym dacie i godzinie spotkania
Przechodzimy do funkcji przypomnienia i wybieramy z rozwijalnej listy SMS, e-mail lub Pop-up
Wybieramy, kiedy chcemy otrzymywać powiadomienie.
Możemy zaplanować spotkania, nawet z kilkuletnim wyprzedzeniem. Dzięki temu, że jest to aplikacja w chmurze, wydarzenia i przypomnienia zostaną, nawet jeśli zmienimy komputer.
Organizujesz spotkania dla wielu osób?
Wyobraź sobie, że organizujesz zebranie w którym ma wziąć udział 30 osób, wszyscy ciężko pracują są bardzo zajęci. Termin, który odpowiada jednej osobie nie pasuje pozostałym itd.
Jeśli współpracujecie ze sobą i każdy z nich udostępni Tobie swój kalendarz, to system automatycznie wyszuka w kalendarzach wolne terminy. Osoby, które udostępniają kalenadarze, nie muszą ujawniać wszystkich szczegółów, dla innych będzie widoczna tylko informacja czy w tym czasie jest wolne czy zajęty.
Kalendarz Google sam wyśle zaproszenia, poprosi o potwierdzenie i poinformuje pozostałych.
Jeśli skorzystasz z funkcji dodaj gości tzn. wpiszesz adresy e-mail osób, które chcesz zaprosić to kalendarz roześle e-maile z prośbą o potwierdzenie. Do zaproszenia możesz dołączyć np. program spotkania, materiały z którymi powinni się zapoznać uczestnicy.
Możesz również określić, który z uczestników może zapraszać innych lub widzieć kto jeszcze został zaproszony.
Jeśli trzeba zmienić termin spotkania.
Wyobraź sobie, że wydarzyło się coś niespodziewanego i trzeba zmienić termin spotkania. Wystarczy, że zmienisz termin w swoim kalendarzu a reszta zostanie załatwiona. Zaproszenia z prośbą o potwierdzenie zostaną wysłane automatycznie (po Twojej akceptacji). Dodam, że osoby zapraszane nie muszą korzystać z usługi google lub gmail.
Kalendarz, który jest dostępny na dowolnym komputerze, tablecie i smartfonie
Na zakończenie warto wspomnieć, że kalendarz można mieć zawsze przy sobie, ponieważ jest dostępnym na każdym urządzeniu niezależnie od systemu operacyjnego.
Zachęcam do testowania, proszę o opinie.